Как начать планировать?

Как часто вы слышите, что планирование это пустая трата времени? Я — постоянно. Мол, зачем создавать лишнюю работу, бери и делай! Увы, это так не работает. Наш мозг не в состоянии запомнить всё-всё, и многие задачи просто вылетают ракетой из головы. Планирование как раз борется с этим и при грамотном распределении очень экономит время.

Почему важно планировать?

Планирование, конечно, не панацея, но все-таки отличный пинок и стимулятор. Оно как таблетка, которая заряжает энергией и вносит в твою жизнь систему. Рассказываю почему планировать – это must have:

  • Планирование расставляет приоритеты. Позволяет сконцентрироваться на определенной задаче и не отвлекаться на другие.
  • Ты знаешь, что и когда нужно сделать. С точностью до минуты, а иногда даже секунды.
  • Все планы в одном месте. Что-то забыл – посмотрел и снова уже готов двигаться к своей цели.
  • Планы легко перемещать без потери качества. Когда ты наглядно видишь, что можно сдвинуть, а что сделать без очереди.
  • Появляется больше времени на отдых и саморазвитие. Когда все идет по плану, можно ускорить свои дела и освободиться в нужное время.
  • Когда ставишь цели и задачи самостоятельно, ты более ответственно подходишь к своей жизни, тем самым понимая, чего на самом деле хочешь.

С чего начинается планирование?

Всё начинается с выбора идеального инструмента для планирования. Я бы даже сказала: вашего будущего надежного помощника.

Такого, чтобы с ним было комфортно и хотелось возвращаться к его заполнению каждый день. Это может быть телефон, пустой блокнот или планер. Всё зависит от вашего ритма жизни и ведения планирования.

Независимо от того, какой планер вы выберите, обязательно начинайте планирование с года, постепенно переходя на месяцы, недели и дни. Это нужно для того, чтобы иметь фокус на конкретный промежуток времени.

Планируем на год, на месяц, на неделю, на день:

Планирование на год

Год — большой промежуток для реализации важных целей и задач. За год можно сделать о-о-очень много. К сожалению мы часто «прожигаем» свой год, из-за того, что не представляем, чего хотим на самом деле.

Поэтому я настоятельно рекомендую сесть и написать свои «хотелки» на этот год.

Да, поначалу будет сложно придумать большие цели. Попробуйте сфокусироваться на будущем, расслабиться и постараться услышать себя. Помните, чем чаще вы планируете, тем легче это будет вам даваться.

Также можно завести стратегическую картонку. Это очень крутая вещь, потому что она всегда находится у вас перед глазами. Как это работает? Нужно вырезать картонку размером со страницу вашего ежедневника/книги, выписать на нее цели на месяц или год и использовать в качестве закладки в ежедневнике или в книге. Также вы можете поставить ее в рамочку на ваш рабочий стол или наклеить на холодильник. На картонке должны быть выписаны ваши цели на год или месяц.

Цели лучше разбить на 3 категории, например:

  • работа;
  • семья;
  • профессиональное развитие, спорт.

По каждому блоку напишите ваши цели и то, чего бы вы хотели добиться.

Думаю, вы заметили, что всё связано между собой: чем больше структуры и глубины, тем проще вам будет подходить к конкретным целям и задачам.

Представьте, ваша цель — написать большой отчет. Сначала вы даже не знаете за что схватится, с чего начать. Но если сесть и обдумать все этапы, вы не только поймете, что вам нужно будет сделать, найти и написать, но и будете знать примерное время окончания своей работы. Возможно, вы уложитесь не в полгода-год как планировали, а за месяц-два, а то и меньше.

Кстати, в таких больших задачах вам также может помочь трекер привычек.

Планирование месяца

После того, как вы расписали свои планы на год, постарайтесь их разбить по месяцам.

Месяц — отличный промежуток, чтобы сфокусироваться на чем-то большом, но не глобальном. Здесь мы разбиваем большие цели на подцели.
Их может быть очень много, но на месяц желательно ставить две или три. Иначе возрастает риск того, что вы не выполните все.

ПРИМЕР:

Подготовиться к экзамену по ПДД — наглядный пример крупной цели.

Теперь дробим ее на задачи, которые потом разобьем по неделям и дням. Цели должны быть понятные и простые, а главное — выполняемые! Не надо пытаться сделать всё разом, Америку вы уже не откроете.

Пример целей и задач:

  • Прочитать 40 билетов ПДД и пробежаться по каждому вопросу.
  • Скачать и пройти все тесты в приложении ПДД за 2018/2019 г.
  • Проконсультироваться по «слабым» моментам с профи.

Эти задачи «конечные» — ясно, когда задачу можно считать выполненной. Разбив крупную цель на подцели и задачи вам станет понятно, что нужно делать в этом месяце.

Также в плане пропишите основные дела на текущий месяц, важные даты, мероприятия и встречи, которые вы точно не хотите пропустить.

Примеры событий:

  • дни рождения
  • рабочие встречи
  • спортивные тренировки
  • концерты и т.д

Если вы выбрали для себя бумажный формат (ежедневник, еженедельник или блокнот) – то можно проставить маркировки. Выделяйте крупные цели и самое важное, чтобы не забыть о них! Когда вы четко будете знать, что вам нужно сделать в этом месяце, у вас не будет вопроса «чем заняться сегодня?». Вы просто идете к вашим большим целям.

Если вам нужно перекинуть некоторые дела с одного месяца на другой, с одной недели на другую — не страшно. Помните, планирование — это не обременение, а инструмент для продуктивной жизни. Не бойтесь переносить дела или добавлять новые, будьте гибкими.

Планирование на неделю

Как я говорила выше, на год мы выписываем крупные и важные цели, на месяц – поменьше, которые получены из крупных. А в недельное планирование конкретные, четкие задачи, полученные из целей за месяц.

ПРИМЕР:
Если за месяц нам нужно подготовить 40 билетов по ПДД, то на каждую неделю мы планируем подготовку 10 штук.

В недельное планирование мы также выписываем:

  • важные дела, даты, мероприятия и т.д.;
  • подробно прописанную задачу на каждый день этой недели.

Еще я советую выделить 1—3 фокус-задачи — то, на что стоит сделать упор в конкретный день.

Перед каждым следующим днём сверяйте задачи, что-то добавляйте или переносите. Это удобно, чтобы не потерять важные дела.

Можно закончить на недельном планировании, и вести только его, если вам это удобно. Можно перейти к ежедневному планированию после недельного. Некоторые пропускают недельное и сразу переходят к ежедневному.

Важно понять, как именно вам удобнее планировать, и выбрать для себя максимально удобный способ.

Планирование на день

Планирование на день завязано с годовым и месячным планированием, так как без этого очень сложно быть продуктивным. Обязательно обратите внимание на фокус-задачи (самые-самые приоритетные) конкретного дня. Они подскажут, как расставить акценты сегодня. После этого пропишите основные дела на день.

Мои рекомендации по ведению задач

  • Пропишите все дела на день, включая мелочи, которые нужно не забыть. Например: «Позвонить маме», «сбросить письмо в ящик», «выкинуть мусор»;
  • Выпишите все дела по времени. Варьируйте промежуток от 15 минут на мелочи до 2 часов на крупные задачи. Это поможет не потерять счет в минутах и не упустить что-то важное. Также этот подход подойдет тем, кому важно уложиться во временные рамки: так вы будете понимать, что перенести на другой день, а что оставить на сегодня;
  • Выделите 1-3 фокус задачи на день. Это должны быть задачи, которые приблизят вас к цели, запланированной на этот месяц.

Возможно, на первый взгляд, это кажется сложным. На деле – нет. Как только вы начнете прописывать задачи, начиная с года вам сразу станет ясно, что необходимо будет выполнить в каждом месяце, на неделе или в конкретный день. А, главное, вы поймете, что вам действительно необходимо, а без чего – можете легко справиться!